Cómo ingresar un nuevo empleado

El ingreso de un empleado se hace en seis pestañas: Datos Empleado, Instrucción Formal, Datos Contrato, Datos Bancarios, Datos Familiares y Archivos del Empleado. Solo las tres primeras son obligatorias para poder generar el rol; el resto se puede completar después.

Pre-requisitos: deben existir el Departamento, el Grupo y el Cargo del empleado.

1. INGRESA A RRHH / EMPLEADOS

En el menú lateral haz clic en 

• RRHH → Empleados 

2. PESTAÑA «DATOS EMPLEADO»

Se despliega la pestaña Empleados.

• Clic en el botón AGREGAR

Completa la información personal:

• Departamento: elige al que pertenece (ej.Administrativos).
• Tipo de Contrato: elige del listado oficial (Indefinido, Eventual, Por Obra Cierta, Florícola Permanente, etc.).
• Tipo Identificación e Identificación: cédula, RUC o pasaporte.
• Apellidos y Nombres.
• Fecha de Nacimiento, Género, Estado Civil, Etnia, Tipo de Sangre.
• Discapacidad: si tiene, indica el Porcentaje.
• Código biométrico: solo si la empresa lo usa para asistencia.
• Teléfono Casa, Teléfono Móvil, Correo.
• Dirección, Provincia, Cantón.

En el bloque derecho marca los checks correspondientes:

• Acumula Décimo Tercero, Acumula Décimo Cuarto, Acumula Fondo Reserva: actívalos si el empleado acumula en el IESS (no se le paga mensualizado).
• Extensión Salud Cónyuge: actívalo si aplica.
• Grupo: elige el grupo del empleado (ej. Administrativos).

Clic en Guardar

3. PESTAÑA «INSTRUCCIÓN FORMAL»

Registra los estudios del empleado.

• Nivel: 3er Nivel, 4to Nivel, Otro (primaria, secundaria, bachillerato).
• Institución, Título, Fecha.

Haz clic en el signo + para agregar varios títulos.

4. PESTAÑA «DATOS CONTRATO»

Llena los datos del contrato vigente.

• Inicio de Contrato y Terminación de Contrato (esta última solo si tiene fecha definida).
• Cargo del Empleado: elige del listado de cargos que creaste. El Código IESS se completa solo.
• Salario del Empleado: el sueldo con el que está afiliado en el IESS.
• Jornada Mensual (horas): por defecto 240 (jornada completa).
• Periodo de Prueba: actívalo si aplica.
• Funciones de Confianza: actívalo si el cargo lo es.
• Tipo de Jornada: Diurna, Mixta, Nocturna o Especial.
• Funciones del Empleado: redacta las funciones específicas del cargo (eje. Asistente de gerencia y comercial). El Ministerio de Trabajo y el IESS solo registran información general, este campo permite personalizar el contrato.

Haz clic en Nuevo Contrato. La línea se agrega al HISTORIAL.

Nota: el sueldo registrado debe coincidir exactamente con el del Aviso de Entrada en el IESS. La incoherencia genera glosas.

5. PESTAÑA «DATOS BANCARIOS»

Solo si vas a pagar por Cash Management o transferencia directa.

• Elige el banco del listado.
• Indica Tipo de Cuenta (ahorros o corriente) y el Número.

6. PESTAÑA «DATOS FAMILIARES»

Registra los dependientes del trabajador (hijos y cónyuge) para el cálculo de utilidades.

• Nombre, Relación (hijo/cónyuge), Fecha Nacimiento, Cédula, Discapacidad.
• Haz clic en + para agregar cada uno.

7. PESTAÑA «ARCHIVOS DEL EMPLEADO»

Funciona como una carpeta virtual del trabajador. Sube los respaldos en PDF o JPG:

• Cédula, Foto, Croquis, Planilla de servicios básicos, Papeleta, Carnet de discapacidad.
• En cada campo haz clic en Seleccionar archivo y elige el documento.
• Cuando termines, haz clic en Subir.

Nota: una vez creado el empleado, sal y vuelve a entrar a la ficha del trabajador (RRHH – Empleados – Editar) para que el sistema te permita actualizar las pestañas restantes y se reflejen los datos del contrato.

¡Listo! El empleado queda activo y aparecerá en Asistencia y Roles de Pagos del mes en curso.