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Cómo preparar y subir el plan de cuentas

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Este proceso sirve para crear o migrar el Plan de Cuentas con saldos, mediante una plantilla que cumple un formato específico que permite cargarse en el sistema al inicio de las actividades financieras en ZOFI.

Tener en cuenta los siguientes parámetros:

1. INGRESAR A ARCHIVO DIGITAL / PLANTILLAS

En el menú principal ir a:

  • ARCHIVO DIGITAL
  • PLANTILLAS

2. DESCARGAR LA PLANTILLA PLAN DE CUENTAS

Se despliega la sección de PLANTILLAS, selecciona «Plan de Cuentas»

  • Haz clic en el icono

3. PREPARACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS

  1. Fecha de Inicio Detallado
  • Antes de comenzar la instalación del plan de cuentas en Zofi.tax asegúrate de tener una fecha de inicio detallada para tu contabilidad. Esto es crucial para garantizar la correcta configuración del balance.

2. Balance Cuadrado

  • Verifica que el balance esté cuadrado según las siguientes condiciones:

a) Si inicias el año fiscal del 1 de Enero, asegúrate de que la suma de los Activos sea igual a la suma de los Pasivos más el Patrimonio.

b) Si inicias en una fecha diferente dentro del año calendario, el balance debe ajustarse para incluir la Utilidad o Pérdida acumulada hasta la fecha de inicio. Además, detalla los saldos de las cuentas de Gastos y Costos.

4. CONFIGURACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS

Una vez descargada la plantilla, procede a completar la información:

  • CÓDIGO: en esta casilla se coloca el código de la cuenta, manteniendo el formato permitido por el sistema como se explica a continuación.
  1. Niveles: ZOFI trabaja con cinco niveles para el plan de cuentas de la siguiente manera:

Por ejemplo, el máximo nivel de una cuenta sería 1.1.01.01.001

2. Clasificación: ZOFI trabaja con punto «.» para separar los niveles dentro del código. Por ejemplo: 1.1.01.01.001

  • NOMBRE CUENTA: se coloca el nombre de la cuenta contable. Sin embargo, para las cuentas mencionadas a continuación, mantener el formato de configuración expuesto:
  1. Configuración de la Cuenta de Ventas:
  • Configura la cuenta de Ventas de una de las siguientes opciones:

a) Ventas sin IVA / Ventas con IVA

b) Ventas Locales / Ventas del Exterior, diferenciando entre clientes en el anexo de CLIENTES / CUENTAS POR COBRAR

c) Ventas de Bienes / Ventas de Servicios

Ejemplo:

2. Configuración de la cuenta de Cuentas por Cobrar (ACTIVO):

  • Define la cuenta de Cuentas por Cobrar de una de las siguientes opciones:

a) Clientes (una sola cuenta donde se agrupan todas las cuentas por cobrar)

b) Clientes Locales / Clientes del Exterior

Ejemplo:

3. Configuración de la cuenta de Cuentas por Pagar (PASIVO):

  • Establece la cuenta de Cuentas por pagar de una de las siguientes opciones:

a) Proveedores (una sola cuenta donde se agrupan todas las cuentas por pagar)

b) Proveedores Locales / Proveedores del Exterior

Ejemplo:

4. Configuración de la cuenta de Patrimonio / Resultados (PATRIMONIO):

  • Decide cómo manejar la cuenta de Patrimonio / Resultados de una de las siguientes opciones:

a) Cuenta madre RESULTADO ACUMULADO (GRUPO) con cuentas hijas de movimiento: UTILIDADES AÑOS ANTERIORES, PÉRDIDAS AÑOS ANTERIORES

b) Cuenta madre RESULTADO ACUMULADO (GRUPO) con cuentas hijas de GRUPO: UTILIDADES AÑOS ANTERIORES, PÉRDIDAS AÑOS ANTERIORES, detallando las cuentas de movimiento por año (por ejemplo: UTILIDADES AÑO 2022, UTILIDADES AÑO 2023, etcétera).

Ejemplo:

5. Configuración de la Cuenta Inventario

  • Establece la cuenta de Inventario de la siguiente manera:

a) Inventario Mercaderías (una sola cuenta donde se agrupa todo el inventario de productos)

Ejemplo:

6. Configuración de la Cuenta Impuestos por Pagar:

  • Establece la cuenta de Impuestos por pagar de la siguiente manera:

IMPUESTOS POR PAGAR (CUENTA MADRE GRUPO)

  • Impuesto a la renta por pagar
  • IVA por pagar Ventas
  • Retenciones en la fuente por pagar
  • Retenciones del IVA por pagar

Ejemplo:

  • TIPO: se coloca el tipo de cuenta según el grupo al que pertenece, por ejemplo: ACTIVO-PASIVO-PATRIMONIO-COSTOS-GASTOS-INGRESOS
  • GRUPO: se coloca «SÍ» en caso de ser una cuenta de grupo; o se coloca «NO» si es una cuenta de movimiento
  • SALDO: se coloca el saldo que mantiene esa cuenta a la fecha que inicia en el sistema ZOFI. En caso de no tener saldo, se deja la casilla vacía

Nota: en caso de migrar un plan de cuentas anterior, modifica los dígitos que falten o sobren en algún nivel.

5. VERIFICAR Y GUARDAR

Verifica que la información esté correcta. Puedes guardar la plantilla con el mismo formato que se descargó. Formato .xls

¡Listo! Envía tu archivo a uno de los asesores de Zofi para que proceda a cargarlo en el sistema.

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